Vous êtes commissaire d'exposition, chercheur en charge d'un projet d'exposition pour un musée ou pour tout autre établissement culturel, et vous souhaitez connaître les modalités de prêt : cet article détaille le protocole de la BULAC concernant le prêt des documents issus de ses collections.
Koryŏsa, Histoire officielle du Koryo, XVIIe siècle. Collections de la BULAC, BIULO COR.I.378(6). Prêté à l'occasion de l'exposition « Une autre histoire du monde » au Mucem (Marseille) du 7 novembre 2023 au 11 mars 2024.
Examen de la demande de prêt
La demande officielle de prêt est à adresser à la direction de la BULACentre 6 et 12 mois avant la date de l’exposition, soit à l'adresse conservation@bulac.fr, soit à l'adresse postale.
Elle doit comporter une présentation du projet et expliquer l’intérêt des documents demandés pour l’exposition. Un rapport sur les conditions d'exposition est à joindre à la demande; il doit détailler les conditions de présentation des œuvres dans le lieu d'exposition (sécurité, conditions climatiques, éclairage, etc.).
Merci de vérifier dans le catalogue de la BULAC la disponibilité du document, sa cote précise, et d'indiquer les pages à exposer. Dans le cas d'un périodique, bien préciser l'année et le numéro.
Critères d'acceptation de la demande
Les demandes seront analysées en fonction des points suivants:
Validité scientifique du projet
La BULAC se réserve le droit de juger de la validité scientifique du projet et de son adéquation avec sa politique de prêt.
État de conservation du document ou de l’objet demandé
Seules les œuvres en bon état seront prêtées. Si une réparation est nécessaire, elle est effectuée aux frais de l’emprunteur, sous le contrôle du responsable du pôle conservation et patrimoine.
Conditions de transport, de prêt et d'exposition
Les exigences requises en matière de sécurité, d’assurance, d’environnement climatique, de manipulation, de convoiement et de transport, sont conformes aux préconisations rassemblées dans le documentIFLA Guidelines for Exhibition Loans (2004) et dans la norme NF Z-40-010 (Prescriptions de conservation des documents graphiques et photographiques dans le cadre d'une exposition, juin 2002). Le prêt est normalement consenti pour une durée maximum de 3 mois. Une société de transport agréée doit être chargée de manipuler les prêts. Un conservateur effectue le convoiement afin de veiller à la mise sous vitrine et au constat d'état aller et retour. Les cartels mentionnent explicitement les titre, auteur, date d'édition, cote du document et en toutes lettres « Bibliothèque universitaire des langues et civilisations (BULAC, Paris) ».
À noter: le certificat d'assurance clou à clou doit impérativement être parvenu à la BULAC avant le départ des prêts.
Contrat de prêt
Le contrat de prêt décrit les conditions suivantes:
conditions générales du prêt;
assurance;
transport et autorisation de sortie du territoire;
Tout au long de l'année, les collections patrimoniales de la BULAC permettent aux chercheurs et aux doctorants travaillant sur le monde extra-occidental d'étayer, d'approfondir leurs recherches et d'étendre leurs domaines d'études. Ces collections sont également inspirantes pour les commissaires d'exposition...
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